英語の電話対応が怖い人へ｜取り次ぎ・折り返し・聞き返しの型とフレーズ
英語の電話は相手の顔も口元も見えないぶん、会議より難しい場面です。出る・名前を聞く・取り次ぐ・不在を伝える・折り返す、の5工程に分けて、そのまま読み上げられるフレーズと、聞き取れなかったときの逃げ方をまとめました。
英語の会議は準備できても、電話は突然かかってきます。しかも相手の口元も表情も見えず、音質も悪い。会議より難しい場面だと考えて構いません。
ここで必要なのは英語力ではなく、迷わない手順です。電話を5工程に分けて、それぞれ言うことを固定します。
工程1：出る
最初の一言を固定しておくと、そのあとの緊張がかなり減ります。
Hello, this is [名前] from [会社名].Good morning, [会社名], [名前] speaking.
I am ... ではなく This is ... が電話の定型です。名前を名乗る側でも、名前を尋ねる側でも同じです。
工程2：相手を確認する
May I ask who's calling?（どちら様ですか）Could I have your name, please?Which company are you calling from?
名前が聞き取れなかったら、その場で綴りを聞いてください。
Could you spell that for me?Sorry, was that M as in Mike?
聞き取れないまま話を進めると、あとで取り次ぎ先にも折り返しにも困ります。1文字ずつ確認するときはNATOフォネティックコードの言い方（B as in Bravo）を覚えておくと速いです。
工程3：取り次ぐ
One moment, please. I'll put you through.（つなぎます）Let me transfer you to [名前].Could you hold for a moment?（少々お待ちください）
保留にする前に一言入れるのが原則です。無言で保留にすると切られたと思われます。
つなげなかったときはこう戻します。
Sorry to keep you waiting. His line is busy at the moment.
工程4：不在を伝える
日本語の「席を外しております」に一対一で対応する表現を探すより、状況をそのまま言うほうが伝わります。
| 状況 | 英語 |
|---|---|
| 席を外している | She's away from her desk right now. |
| 会議中 | He's in a meeting until 3. |
| 本日不在 | She's out of the office today. |
| 退職した | He's no longer with us. [名前] is handling this now. |
そのあと必ず選択肢を出します。
Can I take a message?（伝言を承ります）Would you like her to call you back?（折り返しましょうか）Can I have him email you instead?
工程5：折り返す・かける
こちらからかけるときは、用件を先に言います。
Hi, this is [名前] from [会社名]. I'm calling about the invoice we sent on Monday.Is this a good time to talk?（今よろしいですか）
最後に必ず、決まったことを1文で確認して終わります。
So, I'll send the revised quote by Thursday. Is that right?I'll follow up with an email so we have it in writing.
聞き取れなかったときの逃げ方
電話で一番よく起きるのがこれです。頑張って聞き取ろうとするより、手順で回避するほうが確実です。上から順に使います。
Sorry, could you repeat that?（もう一度）Could you speak a little more slowly, please?（ゆっくり）Sorry, the line is breaking up.（電波のせいにする。実際に音は悪い）So you mean ...?（自分の言葉で言い直して確認する）Could you send me an email with the details?（文字に逃がす）
4番が最も強力です。聞き返すだけだと同じ速度で繰り返されることがありますが、自分の理解を言い直すと相手が別の言い方に変えてくれます。
5番は逃げではなく実務的に正しい対応です。金額・日付・型番のように間違えると事故になる情報は、口頭で確定させないほうがいいからです。メールに移すときの書き方は英語メール フレーズ集にまとめています。
数字と日付で止まらないようにする
電話で止まる原因の上位が数字です。金額、内線番号、日付、時刻。これは練習ではなく知識で潰せます。
日付は特に注意してください。04/05 は米国では4月5日、英国では5月4日です。電話では必ず月名を言葉で言う（April fifth）ようにすると、この事故は起きません。
事前に紙を1枚置いておく
慣れるまでは、机に次の内容を書いた紙を置いておいてください。カンニングは自由です。
- 出るときの第一声（工程1）
- 名前の確認（工程2）
- 不在の伝え方（工程4）
- 聞き返しの5段階
読み上げるだけで成立します。その場で英作文しようとすると必ず止まります。
会議での発言も同じ考え方で型を用意できます。「英語の会議で発言できない理由と、次の1回で変える3つの型」を読んでください。
紙を見なくても口が動く状態にする
紙は有効ですが、そのままだと1年後も紙を見ています。定型を覚えるのに必要なのは暗記ではなく、声に出した回数です。
私たちが作っている iOS アプリの Inko は、1日60秒だけ AI と英語で声で話すアプリです。電話や会議のような場面をそのまま話せて、会話のあとに「あなたはこう言った → ネイティブならこう言う」のレッスンノートが届きます。実際の電話で詰まった一言を、その日の練習ネタにできます。相手が本物の取引先だとやり直しは効きませんが、練習相手なら何度でも失敗できます。
外資系で実際にどれくらいの英語力が求められるかは「外資系の英語力はどのくらい必要？」にまとめました。
よくある質問
Q.英語の電話で相手の名前が聞き取れないときはどうすればいいですか？
推測で復唱せず、綴りを聞いてください。`Could you spell that for me?` が最短です。それでも取れないときは `Could you send me an email so I have it in writing?` に切り替えて、文字にしてもらうのが確実です。
Q.英語の電話に出たくないときは、メールに逃げてもいいですか？
実務上は問題ありません。用件が複雑なら、むしろ文字のほうが正確です。ただし出ないことを続けると永久に慣れないので、取り次ぎと折り返しの定型だけは口に入れておくと負荷が下がります。
Q.電話だと会議より聞き取れないのはなぜですか？
口元も表情も見えず、音質も落ちるからです。会議では文脈と資料で補えていた部分が使えなくなります。英語力の問題ではないので、聞き返しと確認の型を用意しておくことで対処します。
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